اسأل فريق الإدارة أي إجراء يجب أتمتته، وستأتيك الإجابة سريعا، وغالبا ما تكون الإجراء الذي أزعج أحدهم الأسبوع الماضي. اسأل الأشخاص الذين ينفذونه، وامشِ معهم فيه خطوة بخطوة، وقِسه، وستظهر صورة مختلفة. فالخطوة التي يشتكي منها الجميع كثيرا ما لا تكون الأعلى تكلفة. ودراسة الإجراءات موجودة لتكشف ذلك قبل إنفاق المال.
ارسم الإجراء كما يعمل، لا كما هو موثق
يصف دليل الإجراءات الإجراء المقصود. أما الإجراء الحقيقي ففيه حلول التفافية، وإعادة إدخال للبيانات، ورسائل بريد إلكتروني تحل محل النماذج، وجدول بيانات يحتفظ به أحدهم جانبا. اجلس مع الأشخاص الذين يؤدون العمل، وتتبع معاملة واحدة من بدايتها إلى نهايتها، وارسم ما يحدث فعلا: كل خطوة، وكل تسليم بين طرفين، وكل انتظار.
قِس ثلاثة أمور
زمن الدورة، من لحظة بدء الإجراء إلى لحظة انتهائه، بما في ذلك الانتظار. وعدد مرات المعالجة، أي عدد المرات التي يتعامل فيها شخص مع العنصر نفسه. والأخطاء، أي نسبة المعاملات التي تعود للتصحيح. هذه الأرقام الثلاثة، مقيسة على مدى بضعة أسابيع، تبيّن أين يذهب الوقت والتكلفة فعلا.
أزل الهدر قبل أتمتة أي شيء
أتمتة خطوة لا ينبغي أن توجد تجعل الهدر أسرع. إعادة إدخال البيانات من نظام إلى آخر ليست خطوة تُؤتمت، بل خطوة تُلغى بالتكامل بين النظامين. والموافقة المزدوجة التي لا ترفض أي شيء أبدا خطوة يجب حذفها. وغالبا ما يكون الإجراء المحسَّن أقصر من النسخة المؤتمتة من الإجراء القديم.
رتّب حسب الأثر والجهد
حين يكون الإجراء المقيس بين يديك، يمكن وضع كل تحسين مقترح على محورين: مقدار ما يزيله من زمن الدورة أو الأخطاء أو التكلفة، ومدى صعوبة بنائه. والمشروع الأول هو ذو الأثر المرتفع والجهد المنخفض. فهو يسترد تكلفته سريعا ويبني الثقة اللازمة للمشاريع الأصعب.
اتفق على الأرقام قبل البناء
اكتب زمن الدورة الحالي وعدد مرات المعالجة ونسبة الأخطاء، والهدف لكل منها. ثم قِس مجددا بعد التشغيل الفعلي. هكذا يثبت مشروع الأتمتة قيمته، وهكذا يحظى المشروع التالي بالموافقة.
أهم النقاط
- ارسم الإجراء كما يعمل فعلا، مع الأشخاص الذين ينفذونه.
- قِس زمن الدورة وعدد مرات المعالجة والأخطاء قبل أن تقرر أي شيء.
- أزل الهدر أولا؛ فأتمتة خطوة لا ينبغي أن توجد تجعلها تفشل أسرع.
- رتّب التحسينات حسب الأثر والجهد، واكتب الأرقام المستهدفة.
تريد تطبيق هذا في شركتك؟
المحادثة لا تكلف شيئا، وغالبا ما توضح الكثير. سنخبرك بصراحة إن كنا نستطيع المساعدة وكيف.
