انتقلت الفوترة الإلكترونية الإلزامية من عدد قليل من الدول الرائدة إلى معيار عالمي. فالجهات الضريبية في كل القارات تشترط الآن، أو تطبق تدريجيا، فواتير تُنشأ بصيغة إلكترونية منظمة وتُبلَّغ إلى الجهة نفسها أو تُعتمد منها. تختلف البرامج في أسمائها ومواعيدها وحدودها، لكن النمط التقني وراءها متسق إلى حد لافت، وهو مشروع أنظمة لا مجرد تغيير في قالب الفاتورة.
نموذجان واتجاه واحد
في نموذج الاعتماد المسبق تُرسل الفاتورة إلى منصة الجهة الضريبية ويُتحقق منها قبل أن تصبح سارية قانونيا وتُشارك مع العميل. وفي نموذج الإبلاغ تُصدر الفاتورة للعميل وتُرسل بياناتها إلى الجهة خلال مدة محددة. وتجمع دول كثيرة بين النموذجين: الاعتماد المسبق لفواتير الشركات فيما بينها، والإبلاغ لإيصالات البيع بالتجزئة. وفي الحالتين ترى الجهة كل فاتورة، ويجب أن يكون نظام الشركة قادرا على التواصل معها.
ما تشترك فيه المتطلبات
صيغة منظمة، عادة XML قائمة على معيار دولي بدلا من ملف PDF. ومعرّف فريد لكل فاتورة. وشكل من أشكال المصادقة: توقيع رقمي، أو ختم مشفّر، أو رمز تصدره المنصة. وغالبا ربط بين الفواتير المتتالية بحيث لا يمكن حذف أي منها دون أن يُلاحظ، ورمز QR على النسخة المقروءة للبشر. وتسجيل البرنامج أو الجهاز الذي يصدر الفواتير، بشهادات تنتهي صلاحيتها ويجب تجديدها. والاحتفاظ بالفاتورة الإلكترونية طوال المدة النظامية بصورة يمكن استرجاعها وتقديمها.
ماذا يعني ذلك لنظام ERP لديك
قليل من أنظمة ERP يُصدر فواتير متوافقة دون تعديل، وما يفعل منها يتطلب غالبا إصدارا حديثا وإعدادات خاصة بكل دولة. وهناك طريقان عمليان: تحديث نظام ERP وإعداده، أو وضع طبقة تكامل بين نظام ERP والجهة الضريبية تأخذ بيانات الفاتورة، وتبني المستند وتوقّعه، وترسله، ثم تكتب النتيجة في النظام. ويعتمد الخيار الصحيح على إصدار نظام ERP، وحجم الفواتير، وعدد الأنظمة التي تصدر فواتير داخل المجموعة.
خطوات التهيئة التي يُستهان بها
الحصول على الشهادات، واجتياز اختبارات الامتثال لدى الجهة بفواتير نموذجية من كل نوع، وتكرار ذلك لكل نظام يصدر فواتير ولكل كيان قانوني. ثم تنتهي صلاحية الشهادات وفق جدول لا تتحكم فيه الشركة. وخطة تحدد المسؤولين والمواعيد لكل كيان وكل نظام، توضع قبل الموعد النهائي بوقت كافٍ، هي ما يفرق بين تشغيل هادئ وسباق مع الوقت.
الفواتير المرفوضة هي الواقع اليومي
يُتحقق من كل إرسال. وتُرفض الفواتير بسبب حقول ناقصة، أو فئات ضريبية خاطئة، أو مجاميع غير متسقة، أو سلسلة مقطوعة. والتكامل الناجح ليس الذي يرسل فحسب، بل الذي يعرض كل رفض على شخص مع سببه، ويتيح له التصحيح وإعادة الإرسال قبل أن يتأثر العميل أو الموعد النهائي. ومن دون ذلك تتراكم الأخطاء بصمت حتى موعد الإقرار الضريبي.
الأرشفة جزء من الإلزام
يجب الاحتفاظ بالفاتورة الإلكترونية الموقعة، ونسختها المقروءة، ونتيجة إرسالها، لكل كيان، لسنوات، وأن تكون قابلة للبحث حين تطلبها الجهة أو المدقق. وكثير من أنظمة ERP لا تحفظ الملف الموقع أصلا، لذا يجب تصميم الأرشيف لا افتراض وجوده.
قائمة تحقق تصلح لأي دولة
اعرف موعدك النهائي والحد المطبق عليك. واحصر كل نظام يصدر فواتير في كل كيان. وتأكد مما يستطيع كل منها إنتاجه اليوم. واختر بين التحديث وطبقة التكامل. وخطط لخطوات الشهادات والاختبارات بمواعيد محددة. وحدد من يتعامل مع الفواتير المرفوضة وكيف. وحدد أين يوجد الأرشيف، ومن يستطيع البحث فيه، وكم مدة الاحتفاظ به. لا شيء من هذه الخطوات صعب بمفرده؛ الصعوبة في إنجازها كلها، لكل كيان، قبل الموعد.
ملاحظة حول ما تقدمه أدفيتكس
لا تقدم أدفيتكس حلا للفوترة الإلكترونية. هذا المقال إرشاد عام للشركات التي تخطط لهذا المتطلب. ونحن نساعد فيما يحيط به: دراسة الإجراءات قبل المشروع، واختيار المورد الذي ينفذه والإشراف عليه، وتكامل أنظمتك، والتقارير التي تبيّن ما إذا كانت الأرقام صحيحة.
أهم النقاط
- تختلف المتطلبات من دولة لأخرى لكنها تشترك في نمط تقني واحد: صيغة منظمة، ومصادقة، وإبلاغ، وأرشفة.
- تحتاج معظم أنظمة ERP إلى تحديث أو إلى طبقة تكامل لتحقيق الامتثال.
- الشهادات واختبارات الامتثال والفواتير المرفوضة تحتاج إلى مسؤولين ومواعيد لكل كيان.
- أرشيف الفواتير الموقعة يجب تصميمه؛ فقد لا يحتفظ به نظام ERP.
تريد تطبيق هذا في شركتك؟
المحادثة لا تكلف شيئا، وغالبا ما توضح الكثير. سنخبرك بصراحة إن كنا نستطيع المساعدة وكيف.
