نادرا ما تعمل مجموعة الشركات على نظام واحد. لشركة التجارة نظام ERP، وللمصنع نظام آخر، ولذراع العقارات نظام لإدارة الأملاك، وللشركة المستحوذ عليها حديثا مجموعة من جداول البيانات. كل منها يُصدر تقاريره بصيغته وفي مواعيده. وتُجمع صورة المجموعة يدويا، بعد أسابيع من نهاية الشهر، وحين تجهز تكون الأرقام قد أثارت التساؤلات بالفعل.
المشكلة ليست في التقارير، بل في النموذج
لكل نظام دليل حسابات ورموز عملاء ورموز منتجات خاصة به. وقبل أن يمكن جمع أي شيء، يجب ربط كل منها بمعيار موحد للمجموعة: هذا الحساب في الشركة (أ) يعني الشيء نفسه الذي يعنيه ذلك الحساب في الشركة (ب)، وهذا العميل هو الكيان القانوني نفسه في كل مكان. هذا الربط هو نموذج بيانات المجموعة، وفيه يكمن معظم العمل.
المعاملات بين شركات المجموعة هي حيث تختبئ الأخطاء
يجب استبعاد المبيعات من شركة إلى أخرى داخل المجموعة، وإلا تضخمت إيرادات المجموعة. ويجب أن تكون محصلة القروض ورسوم الإدارة والتكاليف المشتركة صفرا على مستوى المجموعة. وحين تقدم كل شركة تقاريرها منفصلة، تُجرى هذه الاستبعادات في جدول بيانات في النهاية، وتكون أول ما يسأل عنه المدقق. أما نموذج المجموعة فيسجلها مرة واحدة، عند المصدر، ويطبقها تلقائيا.
اربط ولا تُعِد الإدخال
الاتصالات للقراءة فقط بكل نظام، والمحدّثة وفق جدول زمني، تحل محل روتين التصدير واللصق الشهري. فيتوقف الفريق المالي عن جمع البيانات ويصبح مراجعا لها. والاتصالات نفسها تغذي لوحات المؤشرات التشغيلية اليومية، فترى المجموعة المبيعات والنقد والمخزون كل صباح بدلا من مرة في الشهر.
قوائم موحدة من البيانات نفسها
بمجرد وجود النموذج، تصبح قائمة الأرباح أو الخسائر الموحدة والميزانية العمومية وميزان المراجعة مخرجات، لا مشاريع. ويمكن أن يتبع التنسيق المعايير الحالية، ومنها على سبيل المثال فئات التشغيل والاستثمار والتمويل التي تتطلبها قواعد العرض الأحدث، ويمكن تتبع كل سطر إلى الشركة والمعاملة التي جاء منها.
من أين تبدأ المجموعات عادة
ابدأ بالشركتين أو الثلاث الأهم، وبالأرقام العشرة التي يسأل عنها المالك كل أسبوع. اضبطها جيدا، مطابَقة مع تقارير كل شركة، ثم توسع من هناك. فالثقة بأرقام المجموعة تُبنى رقما مطابَقا تلو الآخر.
أهم النقاط
- الجزء الصعب هو نموذج بيانات المجموعة، لا التقارير.
- مكان استبعاد المعاملات بين شركات المجموعة هو المصدر، لا جدول بيانات في نهاية الشهر.
- الاتصالات للقراءة فقط تحل محل روتين التصدير واللصق الشهري.
- ابدأ بالأرقام القليلة التي يسأل عنها المالك كل أسبوع، وطابقها.
تريد تطبيق هذا في شركتك؟
المحادثة لا تكلف شيئا، وغالبا ما توضح الكثير. سنخبرك بصراحة إن كنا نستطيع المساعدة وكيف.
